Utilizado amplamente por empresas em todo território nacional, o boleto bancário é a mais popular forma de gerar cobranças para os clientes.
As taxas cobradas pelo banco ou instituição financeira tentem a ser menores que as taxas cobradas de outras formas de pagamento, como, por exemplo, em cobranças e pagamentos realizados via cartão.
Como é emitido um boleto bancário?
O primeiro passo é ter uma conta-corrente em um banco ou instituição financeira e essa conta estar habilitada a emitir boletos. Em caso de dúvidas converse com o gerente de seu banco.
Uma vez habilitada, a conta-corrente pode passar a emitir os boletos, sendo por ferramentas digitais disponibilizadas pela própria instituição financeiro ou por sistemas terceiros.
De forma prática, o processo necessário para que o cliente receba um boleto para efetuar o pagamento é semelhante ao seguinte:
- A Conta-corrente é aberta no banco ou instituição financeira de escolha;
- Essa conta é habilitada para emissão de boletos;
- O correntista seleciona o modo que irá realizar a emissão, via ferramentas disponibilizadas pela própria instituição ou então via software terceiros;
- Informar todos os dados necessários, os dados do cedente (da empresa que irá realizar a cobrança) e do seu cliente, o prazo de vencimento e o valor do título;
- Realize a emissão pelo software escolhido, após obtido o documento de boleto emitido envie ao cliente por email ou outra forma de envio eletrônico, ou então entregue o boleto impresso em mãos;
- É realizado o controle do pagamento dos títulos junto ao banco;
- Caso o cliente solicite ou por algum outro motivo é preciso alterar o prazo de pagamento, o mesmo pode ser atualizado pela plataforma do banco;
Utilizo um sistema terceirizado para emissão dos meus boletos, como sei que meu cliente pagou meu boleto?
No caso de sistemas disponibilizados por empresas terceiras, como sistemas de gestão financeira ou ERP, a comunicação entre banco s o software é geralmente feita por arquivos de remessa e arquivos de retorno.
Após a emissão de um ou mais boletos, o emissor gera um arquivo de remessa, onde nesse arquivo consta todos os boletos emitido pelo sistema que iram para o banco.
O banco então lê esse arquivo e faz seu processamento. Após um tempo (geralmente entre um dia e outro) o banco gera um arquivo chamado de arquivo de retorno. Esse arquivo é o método que o banco utiliza para informar ao sistema emissor o estado desse boleto na instituição, se ele está liquidado, foi pago em atraso ou até mesmo se ele foi rejeitado por questões cadastrais (falta de informação ou informações incorretas).
Com o arquivo de retorno gerado pelo banco, o correntista então realiza o download desse arquivo e faz a leitura do mesmo via sistema que realizou a emissão dos boletos. Através dessa leitura o sistema então é informado da situação desse titulo no banco, caso ele tenha sido pago, o sistema da baixa no financeiro.
Alguns sistemas de gestão possuem integração com diversos bancos para emissão de boletos integrado.
Em casos como esse, a comunicação entre o banco ou instituição financeira com o sistema emissor é feito através de uma API (uma aplicação que faz a comunicação entre sistemas distintos), não necessitando de todo trabalho manual de gerar o arquivo remessa, enviar ao banco, aguardar a geração do retorno, realizar o download desse arquivo de retorno e a leitura do arquivo pelo sistema que emitiu o boleto.
Via integração a emissão de boleto é prática e sem muita burocracia, sendo vantajoso para pequenas e grandes empresas, já que o banco se comunica diretamente com o controle das contas a receber do sistema de gestão, evitando erro na manipulação dos arquivos de remessa e retorno.
Outro ponto é a rapidez no processo, uma vez emitido, o boleto já fica presente no banco, liberando o boleto para que o cliente possa realizar o pagamento, diferente do processo de remessa/retorno, onde é preciso aguardar o envio da remessa para que o boleto fique disponível para pagamento pelo banco.
O mesmo ocorre para disponibilização do salvo na quitação do título. No processo em que é usado remessa/retorno, após o pagamento do boleto o banco precisa gerar o arquivo de retorno que então é baixado e lido no sistema emissor, só assim o sistema que emitiu o boleto reconhece se o boleto foi ou deixou de ser pago.
Diferente disso, um sistema que possui integração com a instituição financeira já tem a liberação de saldo em caixa assim que o boleto é considerado quitado no seu sistema, ou seja, o sistema de gestão sabe quase que instantaneamente que o banco confirmou esse titulo como pago. Isso possibilita controle em tempo real dos boletos que foram pagos, já que o processo de conferência de pagamento é feito de forma automática pela integração.
Pode parecer complicado, mas a emissão de boletos é algo relativamente simples e esse processo pode parecer natural com o uso de sistema integrados para emissão de boletos, dando a segurança e praticidade para que o empreendedor possa gerenciar com maior tranquilidade os recebimentos e pagamentos.
