O plano de contas organiza as finanças da uma empresa.
Toda empresa que deseja crescer deve manter todos os setores organizados, o almoxarifado por exemplo, precisa ter um controle de estoque e de movimentações para ter conhecimento do que entra e do que sai do estoque da empresa.
Essa organização deve ser feita também no setor financeiro, onde é preciso definir todas as movimentações financeiras para ter ideia de quanto saiu, entrou e possui em caixa.
Isso é feito através da padronização das contas chamada de plano de contas.
O Plano de contas é um conjunto de contas que possuem determinado tipo de movimentação visando separar os registros de modo logico e organizado.
Essa separação e determinação de planos de contas varia de empresa para empresa, já que existem diversos modelos e atende necessidades específicas para análise dos dados.
É comum que a empresa comece com um modelo de plano de contas simples e elabore a complexidade do plano conforme o tempo passe e maturidade da empresa aumente.
A forma mais simples de plano de conta possui quatro grupos (podendo dentro deles, existir sub grupos), são eles, Ativos, Passivos, Receitas e Despesas.
O Grupo de Ativos são contas de bens não tangíveis e fazem parte do patrimonio da empresa. São considerados nesse grupo, a sede da empresa, empréstimos, créditos e investimentos.
O grupo de Passivos são contas que debitam da empresa referente a obrigações futuras e pagamento de ativos. São passivos, os pagamentos para fornecedores e o pagamento de contas de ativos (quando um bem é comprado, o bem vira um ativo e o pagamento dele é passivo). Por exemplo, o valor do empréstimo é um ativo porem o pagamento dele é um passivo.
As Receitas são as entradas no caixa da empresa. O recebimento de uma venda ou prestação de serviço e qualquer outra entrada no caixa são definidas como receitas.
Já as Despesas são o inverso das Receitas. São contas referente a pagamentos de fornecedores, dos funcionários da empresa, de serviços realizados para a empresa e por fim da compra de equipamentos e contas para manter a empresa. Simplificando, uma conta de despesa é uma saída do caixa.
Dentro desses quatro grupos a ainda a definição de subgrupos dependendo da complexidade das operações da empresa.
Imagine que sua empresa queira detalhar quais são as contas de despesas criadas pela compra de matéria-prima, pagamento de funcionários, contas de manutenção da empresa (energia, internet, água, etc.) entre outras. Para isso é criado no grupo de Despesas subgrupos que vão englobar cada conta devidamente separada.
Despesas com matéria-prima;
Despesas com pagamento de funcionários;
Despesas com Manutenção;
Etc.
Claro que a implementação disso depende de como a empresa vai trabalhar, quanto mais complexo e detalhado é os planos de conta, mais tempo vai levar a obtenção e análise dos dados, sendo um trabalho nada prático.
Como é elaborado o plano de contas?
Listagem e definição dos Grupos
A elaboração do plano de contas numa empresa deve ser feita junto ao contato ou escritório contábil e é preciso que todas as contas a receber e a pagar, estejam listadas, assim como as Receitas, as Despesas, os Custos e os Investimentos.
Após lista tudo, defina segundo os grupos Ativos, Passivos, Receita e Despesas.
(A listagem pode ser feita de modo que já fique tudo organizando nos grupos. Utilize o método que achar mais prático.)
Nomenclatura das Contas
Com a listagem das contas e definição dos grupos que elas enquadram é preciso definir o nome dessas contas.
O nome deve ser comum a todos os envolvidos. Sendo assim, a nomenclatura deve ser usada igualmente pela contabilidade, gestores e responsáveis.
Outro ponto importante é a definição das Despesas fixas no grupo Despesas. Nele você pode criar subgrupos para cada despesa que é "fixa", como água, lz, internet e telefonia.
Essa lógica pode ser seguida na criação das despesas fixas especificas da empresa, como aluguel e contratos.
Toda essa estruturação vai depender de quão detalhado será as informações de do uso que fará delas. O plano de contas além de ajudar no gerenciamento do fluxo de caixa também entrega as informações em uma DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício).
