A manifestação de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um procedimento fiscal fundamental que permite que uma empresa confirme ou negue sua participação em uma transação comercial. Ela é uma parte essencial do processo de controle e conformidade tributária, ajudando a manter a integridade e a legitimidade das operações comerciais. Abaixo, detalhamos as principais opções de manifestação em uma NF-e:
Ciência da Operação
A manifestação de "Ciência da Operação" é usada para indicar que o destinatário da NF-e tem conhecimento da emissão da nota fiscal, mas ainda não confirmou se a operação ocorreu conforme o descrito na NF-e. É um passo inicial para a manifestação e pode ser necessário quando a empresa precisa documentar o recebimento da NF-e, mesmo que a mercadoria ainda não tenha sido fisicamente recebida.
Confirmação da Operação
A "Confirmação da Operação" é a manifestação em que o destinatário reconhece que a mercadoria ou serviço descrito na NF-e foi, de fato, recebido e que a operação ocorreu conforme o informado na nota fiscal. É um passo importante para garantir a transparência e a conformidade nas transações comerciais.
Operação Não Realizada
A manifestação de "Operação Não Realizada" é utilizada quando o destinatário reconhece a existência da NF-e, mas, por algum motivo, a operação descrita na nota fiscal não foi realizada. Pode ser o caso de itens que não foram recebidos ou produtos entregues de forma incorreta. Essa manifestação é crucial para documentar e comunicar divergências entre o que foi planejado e o que efetivamente ocorreu.
Desconhecimento da Operação
O "Desconhecimento da Operação" é uma manifestação importante para proteger o destinatário de possíveis passivos tributários decorrentes de operações fraudulentas. Quando o destinatário não reconhece a operação descrita na NF-e, ele registra essa manifestação para indicar que não teve envolvimento na transação e não assume responsabilidade por ela. Isso é especialmente relevante para evitar problemas decorrentes de fraudes fiscais.
Essa manifestação é um processo que permite que uma empresa expresse seu conhecimento e conformidade com uma transação comercial registrada em uma nota fiscal eletrônica. As opções de manifestação oferecem um meio de documentar o conhecimento, a confirmação, as exceções e até mesmo o desconhecimento de uma operação, contribuindo para a integridade e a transparência nas relações comerciais e fiscais.
Quando Uma Empresa Deve Manifestar a NF-e?
A obrigatoriedade de manifestar uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) emitida para o CNPJ de uma empresa é determinada por diversos fatores e depende do setor de atividade da empresa. Abaixo, descrevemos os principais casos em que uma empresa tem a obrigação de manifestar uma NF-e:
Estabelecimentos Distribuidores de Combustíveis e Postos de Combustíveis
Para estabelecimentos distribuidores de combustíveis e postos de combustíveis, a obrigatoriedade de manifestação de NF-e se aplica às notas fiscais que acobertarem operações com combustíveis e lubrificantes, derivados ou não de petróleo. Isso é essencial para garantir a rastreabilidade e a conformidade nas transações de combustíveis.
Estabelecimentos Adquirentes de Álcool para Fins Não Combustíveis
Nesse caso, a obrigatoriedade se aplica aos estabelecimentos que adquirem álcool para fins não combustíveis, transportado a granel. Isso garante que as operações com álcool, que pode ter diferentes usos, sejam devidamente registradas e controladas.
Estabelecimentos Distribuidores ou Atacadistas de Produtos Específicos
Para estabelecimentos distribuidores ou atacadistas, a manifestação de NF-e é necessária quando as notas fiscais acobertarem operações com produtos específicos, tais como cigarros, bebidas alcoólicas (incluindo cervejas e chopes), refrigerantes e água mineral. Isso visa assegurar o controle e a fiscalização adequada dessas mercadorias regulamentadas.
NF-e com Valor de Operação Superior a R$ 100 Mil
Quando o valor da operação registrada na NF-e for superior a R$ 100 mil, independentemente do tipo de mercadoria, a empresa é obrigada a manifestar a NF-e. No entanto, essa obrigatoriedade não se aplica quando as operações são realizadas entre estabelecimentos pertencentes à mesma empresa, ou seja, operações internas da empresa não estão sujeitas a essa regra.
A obrigatoriedade varia de acordo com o setor de atividade da empresa e o tipo de operação registrada na nota fiscal. Garantir que as NF-e sejam devidamente manifestadas é importante para cumprir as obrigações fiscais, manter a conformidade tributária e contribuir para a transparência nas transações comerciais. Portanto, é essencial que as empresas estejam cientes das regras aplicáveis ao seu negócio e ajam de acordo com essas obrigações.
Como Manifestar Notas Fiscais Eletrônicas
Certificar-se de que suas Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) estão devidamente manifestadas é essencial para a gestão fiscal de sua empresa. A manifestação pode ser realizada de duas maneiras: por meio de um aplicativo gratuito fornecido pela própria SEFAZ ou usando um software de "monitoramento XML". Em ambos os casos, o uso de um certificado digital é obrigatório.
Os serviços de monitoramento XML, como o oferecido pelo GestãoPro, operam consultando a SEFAZ para trazer registros de todas as notas emitidas para o CNPJ da sua empresa. No entanto, é importante observar que essa consulta é feita no Ambiente Nacional de NF-e, o que significa que algumas notas podem não estar disponíveis imediatamente.
A razão para esse atraso reside na dinâmica da emissão de NF-es. Elas são inicialmente autorizadas pelas SEFAZ estaduais, onde a nota foi emitida, e só então são encaminhadas para o Ambiente Nacional. Isso pode levar a uma discrepância de tempo na disponibilidade das notas no ambiente nacional. Por meio do portal da Sefaz, você pode verificar informações adicionais sobre como proceder quando uma NF-e parece "inexistente" no Ambiente Nacional. O importante a lembrar é que essa eventual ausência momentânea da NF-e no ambiente nacional não invalida o documento, desde que ele esteja autorizado no site da SEFAZ do emitente.
É fundamental compreender que a sincronização entre os ambientes Estadual e Nacional não segue uma regra rígida e pode levar tempo. O processo de recepção e sincronização não segue uma ordem cronológica ou de autorização, mas sim a ordem de recepção das NF-es e seus eventos pelo Ambiente Nacional. Portanto, não há garantia de que o Ambiente Nacional esteja sincronizado em tempo real com todas as NF-es autorizadas. Entretanto, você poderá recuperar todos os documentos de seu interesse assim que eles forem recebidos pelo Ambiente Nacional da NF-e, seguindo a ordem de inserção dos documentos.
O processo de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) envolve a autorização e disponibilização das mesmas em dois níveis: estadual e nacional. Inicialmente, as NF-es são emitidas e autorizadas no ambiente da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada estado. Posteriormente, essas notas são encaminhadas para o Ambiente Nacional da NF-e.
Em outras palavras, quando uma empresa emite uma NF-e, ela é submetida à SEFAZ estadual, onde é autorizada para circulação dentro do estado. Após essa autorização, a SEFAZ estadual encaminha os arquivos XML correspondentes para o Ambiente Nacional da NF-e. Nesse ambiente nacional, as notas são processadas, e é gerado o Número Sequencial Único (NSU) para cada NF-e.
No entanto, é importante destacar que a sincronização entre os ambientes Estadual e Nacional não segue um padrão rígido. Portanto, pode haver variações no tempo que uma NF-e leva para estar disponível no ambiente nacional. Em alguns casos, essa sincronização pode ser rápida, mas em outros, pode levar dias até que a nota esteja disponível para consulta no Ambiente Nacional da NF-e.
Através do portal da Sefaz, você pode acessar uma seção de perguntas frequentes que fornece orientações importantes:
23. Como proceder quando a Nota Fiscal Eletrônica constar como “inexistente” no ambiente Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br)?
A Nota Fiscal Eletrônica poderá ser consultada tanto no site da Secretaria da Fazenda do emitente (SEFAZ que a autorizou o documento fiscal) quanto no ambiente nacional. A autorização de uso da NF-e pode ser consultada em quaisquer dos dois sites.
Conforme o modelo operacional (vide a questão 1 desta seção), após a autorização de uso, a NF-e sempre será transmitida pela SEFAZ para a Receita Federal do Brasil (ambiente nacional). Podem ocorrer, entretanto, eventualmente, problemas técnicos que adiem esta transmissão, de modo que a NF-e não conste imediatamente no ambiente nacional após sua autorização.
Neste caso, a autorização de uso da NF-e deverá ser consultada no site da SEFAZ que a autorizou. No Estado de São Paulo a consulta está disponível na seção Consulta.
A eventual ausência momentânea da NF-e para consulta no ambiente nacional não é condição suficiente para refutar a validade do documento, desde que o mesmo conste como autorizado no site da SEFAZ do emitente.
O manual da SEFAZ de distribuição cita tambem que a disponibilidade instantânea não é garantida.
É necessário ressaltar que o processo de recepção e sincronização não é realizado em ordem cronológica ou de autorização, visto que a geração do NSU dos documentos será organizada por ondem cronológica de recepção das NF-es e seus eventos pelo Ambiente Nacional.
Sendo assim, não existe obrigação de que o Ambiente Nacional esteja sincronizado em tempo real com todos os documentos fiscais autorizados. Como a geração do NSU será organizada por ordem de inserção de documentos, a empresa ou pessoa física conseguirá recuperar todos os documentos de seu interesse tão logo estes sejam recebidos pelo Ambiente Nacional da NF-e.
O Manual também esclarece que o serviço de busca se aplica a novos usuários ou usuários que não realizaram buscas por mais de 60 dias. Nestes casos, não haverá geração retroativa do Número Sequencial Único (NSU), e a busca será feita apenas para o dia em que a consulta foi realizada.
O Ambiente Nacional gera um número sequencial único (NSU) para cada interessado nos documentos fiscais.
A geração de NSU, a partir da versão 1.10 desta NT, irá considerar somente os usuários do serviço nos últimos 60 dias. É importante ressaltar que:
a) para os usuários do serviço dos últimos 60 dias, a geração de NSU continuará normalmente;
b) no caso de novos usuários desse serviço (distNSU), a geração de NSU ocorrerá a partir do primeiro acesso. Não haverá geração de NSU retroativo;
c) qualquer usuário que deixar de utilizar o serviço (distNSU) por mais de 60 dias, terá a geração de NSU interrompida e retomada a partir da próxima consulta com este método. Não haverá geração de NSU retroativo ao período de interrupção.
Pode-se concluir que a manifestação de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) desempenha um papel crucial na gestão fiscal das empresas, ajudando a garantir a integridade e a legitimidade das transações comerciais. Além disso, a obrigatoriedade de manifestar uma NF-e varia de acordo com o setor de atividade da empresa e o valor da operação, o que destaca a importância da conformidade fiscal.
Outro ponto importante é que a sincronização entre os ambientes Estadual e Nacional no processo de emissão de NF-es não segue um padrão rígido, o que pode levar a variações no tempo que uma NF-e leva para estar disponível no ambiente nacional. Isso ressalta a necessidade de empresas e indivíduos compreenderem o funcionamento desse processo e a importância de consultar a SEFAZ local em caso de problemas técnicos que possam atrasar a disponibilidade da NF-e no ambiente nacional.
