Erros podem acontecer nas mais simples das notas e muitos gestores tem dúvidas de quando e como cancelar a sua nota
O comprador desistiu da compra e houve o cancelamento das vendas, houve cálculo errôneo e os impostos estão incorretos ou ocorreu um erro no cadastro e as informações do destinatário da nota estão incorretas, o cancelamento de uma nota fiscal pode ocorrer por diversos motivos.
Quando for necessário o cancelamento de uma nota fiscal, seja uma NF-e ou uma NFC-e é preciso se atentar em alguns pontos
- Ela precisa estar autorizada pelo fisco
A emissão teve um protocolo de Autorização de Uso emitido pela receita;
- A mercadoria da nota não pode ter saído do estabelecimento emissor
Se o material já estiver ou teve trânsito, essa ocorrência leva ao fato que gera os impostos, assim o cancelamento da nota não é possível;
- O destinatário não pode ter declarado a Ciência da Emissão da NF-e
O Arquivo XML não pode estar liberado para download, ou seja, o destinatário não pode ter tido a Ciência da Emissão da NF-e já que é justamente esse processo que libera o download do arquivo XML da nota;
- Estar dentro do prazo vigente para cancelamento
Normalmente o prazo para cancelamento de uma nota fiscal é de 24 horas, mas isso pode variar dependendo do Estado. É preciso ficar atento a legislação do Estado na qual a empresa emissora estiver sediada.
Qual o procedimento de cancelamento?
No caso de uma NF-e o primeiro passo é acessar seu sistema emissor de NF-e e procurar pela opção de cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica.
Após isso é necessário preencher todas as informações solicitadas pelo sistema e então enviar a solicitação.
O pedido de cancelamento é enviado para Receita Federal, que irá analisar esse pedido e então autorizar o cancelamento da nota caso o pedido esteja de acordo.
Para uma Nota Fiscal de Consumidor (NFC-e) o procedimento é semelhante, mas para realizar o cancelamento é preciso acessar o Web Service do Estado emissor, e após isso solicitar a autorização à SEFAZ.
A solicitação deve estar de acordo com o Layout próprio estabelecido pela legislação.
É valido ressaltar que esse procedimento de cancelamento de uma NF-e ou NFC-e é assinado digitalmente, ou seja, é necessário a utilização do certificado digital do emitente para envio do pedido de cancelamento.
É sempre aconselhado procurar sua contabilidade ou contador para retirar qualquer dúvida que apareça e conversar sobre o assunto.
