O que é?
Quando por algum motivo é preciso informar ao fisco que certas numerações de notas não serão usadas é feito a Inutilização de Nota Fiscal Eletrônica.
Ou seja, é informado para a SEFAZ que ela desconsidere uma ou mais numerações de nota fiscal.
Quais os motivos que levam a inutilização?
O motivo mais comum é algum erro no sistema emissor de notas.
Por exemplo, é feito a emissão da nota 51 e em sequência ao emitir uma nova nota (por conta de alguma falha) é emitida a nota 55, pulando a numeração 52, 53 e 54.
É essa 'quebra de sequência' precisa ser informada ao fisco para não gerar problemas, sendo assim, é preciso realizar a inutilização dessa faixa de notas, 52-54.
Essa quebra de sequência também ocorre por conta de falhas na comunicação com a SEFAZ no momento da emissão de nota. Podendo ocorrer por conta de instabilidade na conexão com a internet, alguma falha no ambiente de recepção ou comunicação por parte do fisco.
Como realizar a inutilização de NF-e?
Normalmente o sistema emissor deve possuir um recurso para inutilização.
Os dados necessários o processo são, o ano vigente, o modelo, série da nota, o número ou faixa de numeração (de 52 até 54, como no exemplo dado) e uma justificativa para inutilização.
Essa inutilização só é possível caso a numeração não seja usada por nenhuma nota autorizada, cancelada ou denegada.
Informando os dados necessários é comunicado a SEFAZ a regularização da quebra de sequência numéria de NF-e.
O processo é feito via internet e possui protocolos de segurança e criptografia (como a emissão de documentos fiscais, cancelamento de notas, emissão de carta de correção, etc.).
Um ponto de atenção seria que a 14.º Clausula do ajuste SINIEF 07/05, onde descreve que o prazo de inutilização de numeração, é no décimo dia mês seguinte ao mês em que houve a quebra de sequência numérica das notas fiscais.
Como sei se é preciso realizar a inutilização de NF-e?
A SEFAZ não rejeita notas que quebram a sequência numérica das NF-e, ou seja, ele autoriza diferentes numerações de nota sem uma sequência concreta. Porem ele ainda fiscaliza o comprimento da sequência pelo contribuinte.
A quebra de sequência ocorrem por motivos que não possuem controle especifico, como, por exemplo, falhas no sistema ou na comunicação durante a emissão. Visto isso, é preciso que criar uma forma de verificação das notas.
Mensalmente é feito o fechamento e organização das notas fiscais emitidas no mês, normalmente esse lote de notas é enviado para à contabilidade. Verificar as notas a serem enviadas bem como a sequência de numeração é uma forma de identificar esse tipo de problema.
Outros métodos podem ser empregados caso a empresa possua um grande fluxo de emissão de notas, como a utilização de planilhas e relatórios a fim de tornar esse processo de verificação mais ágil e confiável.
