A gestão documental é uma atividade fundamental para a organização de uma empresa. No entanto, muitos empreendedores ainda têm dúvidas sobre a importância de se arquivar os documentos fiscais emitidos pela empresa. Neste post, vamos abordar a importância desses documentos e listaremos algumas razões pelas quais é essencial mantê-los arquivados.
Os documentos fiscais, como notas fiscais, cupons fiscais, recibos e outros, são comprovantes das operações realizadas pela empresa. Eles têm um papel fundamental no cumprimento das obrigações legais e na gestão financeira da empresa. Além disso, a guarda desses documentos permite que a empresa possa comprovar a veracidade das informações prestadas em eventuais questionamentos ou fiscalizações.
Algumas razões pelas quais é importante arquivar os documentos fiscais emitidos por sua empresa:
- Cumprimento da legislação: a guarda dos documentos fiscais é uma obrigação prevista em lei. As empresas devem manter os registros contábeis e fiscais em ordem e disponíveis para fins de fiscalização;
-Comprovação de operações: os documentos fiscais são a comprovação das operações realizadas pela empresa, como vendas, compras, pagamentos de tributos, entre outras;
-Controle financeiro: a guarda dos documentos fiscais permite que a empresa tenha um controle mais efetivo das suas finanças. Com a documentação em mãos, é possível fazer análises contábeis e fiscais mais precisas e tomar decisões mais estratégicas;
-Histórico da empresa: os documentos fiscais também servem como um registro histórico da empresa. Eles permitem que a empresa possa ter acesso a informações sobre suas operações passadas, o que pode ser útil em diversas situações, como na elaboração de relatórios financeiros ou no planejamento tributário.
Os prazos para guarda de documentos fiscais variam de acordo com o tipo de documento e a legislação fiscal de cada país. No Brasil, por exemplo, a Receita Federal exige que as empresas guardem as notas fiscais por um período mínimo de 5 anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da emissão do documento. No entanto, alguns documentos devem ser guardados por períodos mais longos, como é o caso de documentos relacionados a bens patrimoniais (10 anos) e documentos relativos a tributos sujeitos a lançamento por homologação (10 anos após o vencimento do tributo).
A gestão documental é uma atividade complexa e que exige bastante organização e conhecimento técnico. Por isso, contar com a ajuda de um profissional de contabilidade ou de um contador pode ser bastante útil para garantir que os documentos fiscais estejam arquivados corretamente e de acordo com a legislação. Além disso, esses profissionais podem ajudar a empresa a se manter em conformidade com as obrigações fiscais e a evitar problemas com a fiscalização.
Como apresentado, a gestão documental é um aspecto fundamental para a organização e a efetividade de uma empresa. A guarda correta dos documentos fiscais emitidos pela empresa é uma obrigação legal e oferece uma série de benefícios, como a comprovação de operações, o controle financeiro, o registro histórico da empresa, entre outros. Por isso, é importante que os empreendedores estejam atentos aos prazos de guarda de cada tipo de documento e busquem auxílio de um profissional de contabilidade ou de um contador para garantir que estejam em conformidade com as obrigações fiscais e legais. Com uma gestão documental eficiente, a empresa pode se tornar mais organizada, eficiente e segura em relação às suas operações.
