Em casos como uma garantia de produto, assistência técnica ou serviço prestado a um cliente, a formalização desse serviço é feita através de uma Ordem de serviço (OS), um documento que registra todas as informações sobre os serviços a serem prestados.
Uma OS é um documento previsto por lei, ele cria um canal de comunicação entre os envolvidos na prestação do serviço e detalha todos os processos.
Ela delimita os prazos e tem o status atualizado durante o andamento desses, assim os setores financeiros, de compras e de estoque da empresa consegue ter uma estimativa de data para conseguir comprar os materiais, realizar as entregas e cobranças.
Uma OS pode ser feita manualmente, através de papel ou digitação, ou então automatizando o processo se utilizando de um software ERP.
Numa Ordem de serviço deve constar:
Os dados da empresa:
Razão Social;
CNPJ;
Telefone de contato;
Email de contato;
Endereço Físico da empresa;
Os dados do Cliente:
Razão Social;
CPF ou CNPJ;
Telefone de contato;
Email de contato;
Endereço Físico do cliente;
Os dados do Serviço:
Data de emissão da OS;
Dados do colaborador:
Nome;
Código;
Função;
Setor;
Nome do Responsável;
Atividades a serem realizadas;
EPIs e preço (em casos como garantia não são cobrados os serviços);
Status do Serviço;
e por fim, a assinatura do cliente e do colaborador que irá realizar o serviço.
