AssistênciaPRO | Como Abrir e Concluir uma Ordem de Serviço

O AssistênciaPRO permite registrar o atendimento desde o cadastro do cliente até o acompanhamento do pedido. Neste procedimento, você aprenderá a cadastrar ou selecionar o cliente, abrir o pedido, registrar as condições do equipamento, lançar serviços e produtos, imprimir os documentos do atendimento e acompanhar o pedido até a conclusão.

Visão geral do painel

Ao acessar o AssistênciaPRO, a tela inicial apresenta os módulos disponíveis do sistema, como Assistência, Vendas, Faturamento, PDV, CRM, Compras, Financeiro e Estoque, além do GestãoGPT e das ferramentas de Dashboard/BI.

Acessar o módulo de Assistência

1. Acesse o link https://login.assistenciapro.com.br e clique no no botão Assistência

Resultado esperado: o módulo de Assistência ficará disponível para realizar o cadastro do cliente e abrir o atendimento.

1. Cadastrar o cliente

Antes de abrir o pedido, verifique se o cliente já está cadastrado. Caso ainda não esteja, faça o cadastro para vinculá-lo ao atendimento.

1.1 Acessar o cadastro de clientes

1. Acesse Assistência ? Cadastros ? Clientes.
2. Clique em Novo Cliente.

Resultado esperado: o assistente de cadastro será aberto para o preenchimento dos dados do cliente.

1.2 Preencher os dados do cliente

O cadastro é realizado em três etapas:

• Identificação: selecione o tipo de pessoa, Física ou Jurídica, e informe o CPF/CNPJ, nome ou razão social e os demais dados cadastrais.
• Contato: informe telefone, e-mail e outros meios de contato.
• Endereço: informe a localização do cliente.

Resultado esperado: os dados informados ficarão disponíveis na ficha cadastral do cliente.

1. Revise as informações preenchidas na ficha cadastral.
2. Clique em Salvar para concluir o cadastro.

Resultado esperado: o cliente será cadastrado e poderá ser selecionado no pedido de assistência.

2. Abrir um novo pedido

Com o cliente cadastrado, abra um novo pedido para registrar o equipamento e as informações do atendimento.

2.1 Criar o pedido

1. Acesse Assistência ? Pedidos.
2. Clique em Novo Pedido.
3. No campo Cliente, selecione o cliente cadastrado. A busca pode ser realizada pelo nome ou CPF/CNPJ.
4. Defina o Vendedor e o Técnico responsável, quando aplicável.

Resultado esperado: o novo pedido será iniciado com o cliente vinculado e ficará disponível para o preenchimento dos dados do equipamento.

2.2 Informar os dados do equipamento

Preencha as informações do equipamento entregue pelo cliente:

• Equipamento: informe o tipo, como impressora, notebook ou celular.
• Marca e Modelo: informe a identificação do equipamento.
• Nº de Série / Service Tag: informe o número de identificação, quando disponível.
• Sistema Operacional: preencha quando aplicável.
• Acompanha: registre os itens que vieram junto com o equipamento, como carregador.
• Cor: informe a cor do equipamento.
• Local de guarda: informe onde o equipamento ficará armazenado.
• Referência: informe a referência relacionada ao atendimento.
• Problema relatado pelo cliente: descreva o problema informado no momento da entrada.
• Observações adicionais: registre outras informações importantes para o atendimento.

Resultado esperado: o pedido ficará identificado com os dados do cliente e do equipamento recebido.

3. Preencher o Checklist de Entrada

O Checklist de Entrada deve ser utilizado para registrar as condições do equipamento no momento do recebimento, incluindo riscos, avarias e acessórios.

3.1 Registrar as condições do equipamento

1. No pedido, acesse Checklist de Entrada.
2. Clique em Adicionar Item.
3. Selecione as condições aplicáveis ao equipamento, como Riscado ou Com Carregador.
4. Se a condição necessária não estiver disponível, cadastre um novo item de checklist, quando necessário.

Resultado esperado: o checklist ficará preenchido com as condições identificadas no recebimento do equipamento.

3.2 Anexar fotos do equipamento

1. No Checklist de Entrada, acesse Fotos ? Adicionar.
2. Anexe as imagens do equipamento recebidas no momento da entrada.

Resultado esperado: as fotos ficarão vinculadas ao atendimento e poderão auxiliar na conferência das condições do equipamento no momento da devolução.

• Dica: recomenda-se anexar fotos do equipamento no momento da entrada para reduzir divergências na devolução.

4. Registrar serviços e produtos utilizados

Depois de registrar a entrada do equipamento, informe os serviços realizados e os produtos utilizados no atendimento.

4.1 Registrar os serviços realizados

1. Role o pedido até a seção Serviços Realizados.
2. Descreva o serviço executado, como limpeza ou troca de peça.
3. Informe o valor correspondente ao serviço.

Resultado esperado: o serviço será registrado no pedido e seu valor será considerado no total do atendimento.

4.2 Registrar os produtos utilizados

1. Na seção Produtos Utilizados, clique em Adicionar Serviço/Produto.
2. Na lista de produtos do estoque, localize o item utilizado no atendimento.
3. Selecione o produto.
4. Ajuste a quantidade e o preço, quando necessário.

Resultado esperado: os produtos utilizados serão adicionados ao pedido com suas respectivas quantidades e valores.

Antes de salvar, confira no rodapé do pedido:

• Total dos Itens;
• Total da Venda.

Resultado esperado: o pedido apresentará os serviços e produtos lançados e o valor total calculado pelo sistema.

5. Salvar o pedido

1. Revise os dados do cliente, equipamento, checklist, serviços e produtos.
2. Clique em Salvar, no canto superior da tela.

Resultado esperado: o pedido será salvo e ficará disponível na lista de Pedidos com um número de identificação, correspondente ao Nº do Pedido/OS.

6. Imprimir os documentos do atendimento

Após salvar o pedido, utilize as opções de impressão para gerar os documentos do atendimento. Confira cada documento e, quando aplicável, providencie a assinatura do cliente.

6.1 Gerar os documentos

1. No pedido salvo, acesse as opções de impressão dos documentos.
2. Gere o Pedido, que apresenta o resumo com os dados do cliente, equipamento, produtos e serviços.
3. Gere a Ordem de Serviço, que apresenta os dados do equipamento, checklist de entrada e peças/serviços, além dos campos de assinatura do cliente e do técnico responsável.
4. Gere o Termo de Entrada, que declara o estado do equipamento no recebimento, com o checklist e o termo de responsabilidade para assinatura do cliente e da assistência.
5. Gere o Termo de Garantia, que informa o prazo e as condições de garantia do serviço realizado, para entrega ao cliente.

Pedido: documento com o resumo dos dados do atendimento.

Ordem de Serviço: documento operacional com o checklist de entrada e os campos de assinatura.

Termo de Entrada: documento que detalha o checklist e a declaração de recebimento do equipamento.

Termo de Garantia: documento com as condições de garantia e os itens e serviços realizados.

6.2 Imprimir ou ajustar o layout

1. Na tela do documento desejado, clique em Imprimir para gerar a impressão.
2. Se precisar realizar ajustes antes da impressão, utilize Editar Layout.

Resultado esperado: os documentos do atendimento serão gerados para conferência, impressão e assinatura, quando aplicável.

7. Acompanhar os pedidos

Depois de aberto, o atendimento pode ser localizado e acompanhado na tela de pedidos.

1. Acesse Assistência ? Pedidos.
2. Localize o atendimento na lista de pedidos.
3. Utilize as informações apresentadas para identificar o pedido pelo nome do cliente, número do pedido, prioridade ou valor.

Resultado esperado: o pedido ficará disponível na lista para acompanhamento do atendimento até a conclusão.

• Os pedidos são organizados por informações como prioridade, a exemplo de Urgente e Baixa, e valor.
• Utilize a lista de Pedidos para localizar rapidamente o atendimento necessário.

Resumo do procedimento

1. Cadastrar ou selecionar o cliente: acesse Assistência ? Cadastros ? Clientes.
2. Abrir o pedido: acesse Assistência ? Pedidos ? Novo Pedido.
3. Preencher os dados do equipamento: informe identificação, acessórios, localização, problema relatado e demais informações.
4. Preencher o Checklist de Entrada: registre as condições do equipamento e, quando necessário, anexe fotos.
5. Lançar serviços e produtos: registre os serviços realizados e os produtos utilizados no atendimento.
6. Salvar o pedido: confira os dados e clique em Salvar.
7. Imprimir os documentos: gere o Pedido, a Ordem de Serviço, o Termo de Entrada e o Termo de Garantia.
8. Acompanhar o atendimento: consulte o pedido na tela Pedidos até a conclusão.