Gerenciamento de contratos a partir de pedido de venda

O GestãoPro permite utilizar um orçamento de venda para registrar contratos com cobrança recorrente. Dessa forma, é possível definir o período do contrato, configurar as parcelas financeiras e, posteriormente, gerar os boletos em lote.

Objetivo

Este procedimento apresenta como criar um contrato a partir de um orçamento de venda, configurar as mensalidades e gerar os boletos correspondentes.

Pré-requisitos

• Ter o cliente cadastrado no sistema.
• Ter os produtos ou serviços que serão utilizados no contrato cadastrados.
• Definir previamente o período e a quantidade de parcelas do contrato.
• Definir a condição de pagamento que será utilizada.

Como criar o contrato a partir do orçamento de venda

1. Crie um novo orçamento

1. No menu inicial, clique em Orçamento.
2. Em seguida, clique em Inserir.

Resultado esperado: o sistema abrirá a tela para criação de um novo orçamento de venda.

2. Informe o cliente, a condição de pagamento e os itens

1. Selecione o Cliente.
2. Selecione a Condição de Pagamento.
3. Adicione os produtos ou serviços que farão parte do contrato.

Resultado esperado: o orçamento ficará preenchido com o cliente, a condição de pagamento e os itens do contrato.

3. Configure a condição de pagamento do contrato

Na Condição de Pagamento, configure o parcelamento de acordo com o período total do contrato.

Por exemplo, se o contrato tiver duração de 8 meses, configure o parcelamento em 8 vencimentos, utilizando intervalos de 30 dias:

• 30/60/90/120/150/180/210/240

Os períodos devem ser separados por "/". Dessa forma, o sistema criará as parcelas correspondentes para o financeiro.

Resultado esperado: a condição de pagamento ficará configurada com as parcelas correspondentes ao período do contrato.

4. Informe o item e o valor do contrato

Após definir o cliente e a condição de pagamento, informe o item que representa o contrato.

No exemplo utilizado:

• Serviço: Ativação de Servidor para Hospedagem de Banco de Dados.
• Quantidade: 8 meses.
• Valor mensal: R$ 500,00.
• Valor total do contrato: R$ 4.000,00.

1. Informe o produto ou serviço.
2. Informe a quantidade correspondente ao período do contrato.
3. Confira o valor mensal e o total.
4. Clique em Salvar.
5. Em seguida, clique em Confirmar o Pedido.

Resultado esperado: o pedido será salvo com o item, a quantidade e o valor total definidos para o contrato.

5. Confira o resumo do orçamento

Após confirmar o pedido, o sistema apresentará uma tela com o resumo do orçamento do contrato.

1. Confira as informações apresentadas.
2. Se estiver tudo correto, clique em OK.

Resultado esperado: o sistema avançará para as informações financeiras do contrato.

6. Confira as informações financeiras

Nesta etapa, confira as informações financeiras geradas para o contrato.

1. Confira os vencimentos das parcelas.
2. Verifique se os vencimentos correspondem ao período configurado para o contrato.
3. Confira se será gerado somente o boleto ou se o boleto será gerado junto com a Nota de Serviço.
4. Para gerar somente o boleto no sistema, deixe a opção correspondente desmarcada.
5. Para gerar o boleto + Nota de Serviço, marque a opção indicada pelo sistema.

Resultado esperado: as parcelas financeiras do contrato ficarão configuradas de acordo com os vencimentos e opções selecionadas.

Como gerar os boletos dos contratos em lote

1. Acesse a tela de geração de boletos

Para gerar os boletos dos contratos em lote, acesse o menu correspondente à geração de boletos.

Resultado esperado: o sistema abrirá a tela com os contratos e seus respectivos vencimentos de mensalidades.

2. Filtre os vencimentos

A tela apresentará os contratos gerados pelo sistema, incluindo os vencimentos das mensalidades.

1. Utilize o filtro VENCTO/PAGTO.
2. Informe o período ou mês em que deseja gerar os boletos.
3. Confira os contratos apresentados após o filtro.

Por exemplo, para gerar os boletos com vencimento no mês de maio de 2025, utilize o filtro correspondente a esse período.

Resultado esperado: a tela exibirá os boletos correspondentes ao período selecionado.

3. Emita os boletos em lote

1. Após aplicar os filtros, selecione os boletos que deseja emitir.
2. Marque todos os boletos necessários.
3. Clique no botão Emitir Boletos.

Resultado esperado: o GestãoPro emitirá os boletos selecionados em lote.

Exemplo do fluxo completo

1. Criar o orçamento de venda.
2. Selecionar o cliente.
3. Selecionar ou criar a condição de pagamento correspondente ao período do contrato.
4. Inserir o produto ou serviço e informar a quantidade de meses.
5. Salvar e confirmar o pedido.
6. Conferir o resumo do orçamento.
7. Conferir os vencimentos e as opções de boleto e Nota de Serviço.
8. Acessar a tela de geração de boletos.
9. Filtrar os vencimentos pelo período desejado.
10. Selecionar os boletos e clicar em Emitir Boletos.

Dicas importantes

• Defina a duração do contrato antes de configurar a condição de pagamento.
• Confira a quantidade de parcelas e os respectivos vencimentos.
• Verifique se o valor mensal multiplicado pela quantidade de meses corresponde ao valor total do contrato.
• Antes de confirmar o pedido, confira o cliente, os produtos ou serviços e os valores.
• Na etapa financeira, confira se a opção de gerar boleto + Nota de Serviço está marcada ou desmarcada conforme a necessidade.
• Ao gerar boletos em lote, utilize o filtro VENCTO/PAGTO para localizar os vencimentos do período desejado.
• Antes de clicar em Emitir Boletos, confira os registros selecionados.

Erros comuns

Quantidade de parcelas diferente do período do contrato

Confira a quantidade de meses do contrato e a quantidade de vencimentos configurada na condição de pagamento. Os períodos devem estar de acordo com o contrato.

Vencimentos incorretos

Antes de concluir o pedido, confira os vencimentos apresentados na etapa de informações financeiras.

Boleto ou Nota de Serviço gerado de forma diferente do esperado

Confira a opção correspondente na etapa de informações financeiras. Para gerar somente o boleto, mantenha a opção de boleto + Nota de Serviço desmarcada. Para gerar ambos, marque a opção correspondente.

Boletos de outros períodos aparecem na tela

Utilize o filtro VENCTO/PAGTO para selecionar o mês ou período desejado antes de realizar a emissão em lote.