Como realizar um Orçamento para Compra?

O Orçamento para Compra permite solicitar cotações aos fornecedores antes da efetivação da compra. Após a definição do fornecedor e dos valores negociados, o orçamento pode ser convertido em um Pedido de Compra e, posteriormente, em uma Entrada de Mercadorias, atualizando o estoque e gerando o contas a pagar quando aplicável.

Para agilizar o processo, recomenda-se que os cadastros de fornecedores e produtos estejam previamente cadastrados no sistema.

Acesso ao sistema

Caminho: Menu → Compras → Orçamento para Compra

Tela: frmOrcCompra

Resultado esperado: Será aberta a tela de Orçamento para Compra, permitindo criar novas cotações e gerenciar os pedidos de compra.

Como criar um Orçamento para Compra

Passo 1 – Acessar a guia Cadastro

1. Na tela de Orçamento para Compra, clique na guia Cadastro.

Resultado esperado: Será exibida a área destinada ao cadastro dos orçamentos.

Passo 2 – Criar um novo orçamento

1. Clique no botão Inserir.

Resultado esperado: O sistema abrirá um novo orçamento para preenchimento.

Passo 3 – Selecionar o fornecedor

1. Escolha o fornecedor utilizando a lista de seleção ou clique no ícone da pasta amarela para pesquisar.

Resultado esperado: O fornecedor será vinculado ao orçamento.

Passo 4 – Adicionar os produtos

1. Clique no botão + para incluir os produtos no orçamento.

Resultado esperado: Será aberta a tela de seleção de produtos.

Passo 5 – Selecionar os itens

1. Selecione os produtos desejados.
2. Se necessário, utilize o filtro de pesquisa para localizar os itens mais rapidamente.
3. É possível selecionar vários produtos ao mesmo tempo.

Resultado esperado: Os produtos serão adicionados ao orçamento.

Passo 6 – Informar as quantidades

1. Informe a quantidade desejada para cada produto.

Resultado esperado: O orçamento será preenchido com os itens e suas respectivas quantidades.

Passo 7 – Emitir a solicitação de orçamento

Após informar as quantidades, o sistema disponibiliza a Solicitação de Orçamento, documento utilizado para envio aos fornecedores.

Essa impressão não apresenta valores, pois sua finalidade é permitir que diferentes fornecedores informem suas cotações.

Transformando o orçamento em pedido ou entrada de estoque

Após receber o retorno do fornecedor, o orçamento poderá ser convertido em um pedido de compra ou diretamente em uma entrada de mercadorias, conforme o status informado para cada item.

Passo 8 – Informar os custos dos produtos

1. Preencha o custo unitário de cada item.

Resultado esperado: Os valores da compra serão registrados no orçamento.

Passo 9 – Informar os impostos

1. Preencha os impostos dos itens adquiridos, quando aplicável.

Observação: O preenchimento não é obrigatório, porém auxilia na composição do custo dos produtos.

Passo 10 – Definir o status dos itens

1. Altere o Status de cada item conforme a situação da compra.

Os status disponíveis são:

• PED – Formaliza o Pedido de Compra junto ao fornecedor. Os itens permanecem pendentes e ainda não entram no estoque.
• ENT – Realiza a entrada dos produtos no estoque e gera o contas a pagar.
• ENT.BONIF – Realiza a entrada dos produtos no estoque sem gerar contas a pagar.
• DEVOLUÇÃO – Efetua a saída dos produtos para devolução ao fornecedor.
• CANC – Cancela o item da compra.

Resultado esperado: O sistema executará a operação correspondente ao status informado.

Passo 11 – Confirmar a entrada

1. Clique em Confirmar Entrada.

Resultado esperado: O sistema iniciará o processo de entrada da mercadoria.

Passo 12 – Informar a forma de pagamento

1. Selecione a forma de pagamento utilizada na compra.

Resultado esperado: A condição de pagamento será vinculada à compra.

Passo 13 – Informar a Nota Fiscal

1. Informe o número da Nota Fiscal do fornecedor.

Resultado esperado: A entrada ficará vinculada ao documento fiscal correspondente.

Passo 14 – Finalizar a entrada

1. Clique em OK para concluir o processo.

Resultado esperado: A entrada da mercadoria será processada pelo sistema.

Passo 15 – Revisar custos (opcional)

1. Quando solicitado, escolha se deseja realizar a Revisão de Custos.

Resultado esperado: Caso confirmado, o sistema iniciará a revisão dos custos dos produtos cadastrados.

Boas práticas

• Mantenha os cadastros de fornecedores e produtos atualizados.
• Utilize a Solicitação de Orçamento para comparar propostas entre diferentes fornecedores.
• Confira os custos e impostos antes de confirmar a entrada da mercadoria.
• Utilize corretamente o status de cada item para evitar movimentações incorretas de estoque.
• Informe sempre o número da Nota Fiscal do fornecedor para manter o histórico da compra completo.

Observações

• O orçamento pode ser utilizado apenas como cotação ou evoluir para um Pedido de Compra e posteriormente para uma Entrada de Mercadorias.
• A entrada com status ENT movimenta o estoque e gera o contas a pagar.
• A entrada com status ENT.BONIF movimenta o estoque sem gerar título financeiro.
• A revisão de custos é opcional e pode ser utilizada para atualizar os custos dos produtos após a entrada.